La Commission européenne a publié le 24 juin 2026 une version révisée de l'Annexe 19 du Volume 4 d'EudraLex, consacrée aux échantillons de référence et de rétention. Le texte, référencé C(2026) 4135 final, entre en application le 24 septembre 2026, soit trois mois après sa publication. Il ne s'agit ni d'une fin de période transitoire ni d'un délai d'écoulement des stocks : à cette date, la version révisée devient le référentiel opposable en inspection.

Une révision ciblée, pas une refonte

La note de statut du document est explicite sur le périmètre. L'Annexe 19 datait de 2006 et le groupe de travail des inspecteurs BPF/BPD de l'EMA, conjointement avec le comité PIC/S, en a recommandé la révision au titre d'un seul sujet : les échantillons de référence et de rétention des médicaments importés, distribués ou commercialisés en parallèle.

Cette précision compte pour arbitrer l'effort de mise en conformité. Un site de fabrication classique sans activité de reconditionnement parallèle ne découvre pas un nouveau référentiel le 24 septembre. Un exploitant, un importateur parallèle ou un façonnier de reconditionnement, en revanche, hérite d'une section entière qui n'existait pas.

Le champ d'application de l'annexe, en section 1.3, mentionne désormais explicitement la prise d'échantillons de rétention pour les médicaments importés et distribués en parallèle.

La nouvelle section 9 en quatre obligations

La section 9 organise un régime distinct pour les produits reconditionnés, qui se lit en quatre points.

Les échantillons physiques des articles de conditionnement utilisés dans l'opération de reconditionnement, étiquettes, étuis, notice et autres inserts, doivent être conservés pendant toute la durée de vie du produit fini reconditionné.

Aucun échantillon de référence du produit reconditionné n'est requis. C'est une simplification par rapport à la lecture prudente que retenaient certains opérateurs, et elle est écrite noir sur blanc.

Un échantillon de rétention du produit fini reconditionné doit être prélevé pour chaque opération de reconditionnement et conservé au moins un an après la date de péremption. La granularité est donc l'opération, pas le lot d'origine.

Cet échantillon doit représenter le produit reconditionné effectivement libéré sur le marché et comprendre le conditionnement primaire et le conditionnement secondaire. Lorsque le conditionnement secondaire n'est pas ouvert, seul le matériel de conditionnement utilisé doit être conservé.

L'échantillon photographique n'est pas une option de confort

Le point le plus commenté de la révision est l'ouverture, en 9.5, à un échantillon photographique ou numérique en substitution de l'échantillon physique. Les conditions posées le rendent inutilisable comme solution de facilité.

L'impossibilité de conserver raisonnablement un échantillon physique doit être dûment justifiée, et surtout convenue à l'avance avec l'autorité compétente. C'est un accord préalable, pas une déclaration a posteriori en inspection.

L'enregistrement doit constituer un dossier complet permettant un examen visuel intégral et des investigations équivalentes à celles qu'autoriserait un échantillon physique. Concrètement, le texte exige des photographies de haute qualité, une traçabilité vers le dossier de lot de conditionnement du produit concerné, la totalité des données figurant sur les conditionnements primaire et secondaire, dont le numéro de lot et la date de péremption, la preuve que les dispositifs de sécurité ont bien été apposés, et la lisibilité des informations en braille.

Enfin, tout échantillon photographique ou numérique conservé sous forme électronique relève des principes de l'Annexe 11. L'intégrité de l'enregistrement doit être garantie sur toute la durée de conservation, avec ce que cela suppose de validation du système, de gestion des accès et de piste d'audit. Un dossier photo stocké sur un serveur bureautique ne satisfait pas cette exigence.

Ce que la révision rappelle à tous les autres

Pour les sites qui ne font pas de reconditionnement parallèle, l'échéance du 24 septembre reste une occasion utile de vérifier trois points que l'annexe maintient et que les inspections continuent de couvrir.

Les accords écrits, d'abord. Lorsque le titulaire d'AMM n'est pas la même entité juridique que le site responsable de la libération des lots dans l'EEE, la responsabilité de la prise et du stockage des échantillons doit être définie dans un accord écrit conforme au chapitre 7 du guide BPF. La même exigence s'applique dès qu'une activité de fabrication ou de libération est réalisée sur un autre site que celui qui porte la responsabilité globale du lot sur le marché européen.

L'accessibilité pour le QP, ensuite. Le pharmacien qui certifie un lot doit s'assurer que l'ensemble des échantillons de référence et de rétention pertinents lui sont accessibles à tout moment raisonnable, et les modalités de cet accès doivent être contractualisées lorsque c'est nécessaire.

La localisation, enfin. Les échantillons de rétention doivent dans tous les cas se situer dans l'EEE, de préférence sur le site du QP qui certifie le lot. En l'absence d'accord de reconnaissance mutuelle opérationnel, les échantillons de référence du produit fini fabriqué hors EEE doivent être prélevés et stockés chez un fabricant autorisé de l'EEE, de préférence là où les contrôles à l'importation ont été réalisés.

Ce qu'il reste à faire d'ici au 24 septembre

Trois actions se prêtent au calendrier restant. Identifier les flux de reconditionnement concernés et vérifier que la granularité de prélèvement est bien par opération. Reprendre les accords écrits liant titulaire, site de libération et façonniers, pour y faire figurer explicitement la prise, le stockage et l'accès aux échantillons. Et, pour les opérateurs qui envisagent l'échantillon photographique, engager sans attendre la discussion avec l'autorité compétente, puisque l'accord préalable conditionne la validité du dispositif.

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Source

Commission européenne, C(2026) 4135 final du 23 juin 2026, The Rules Governing Medicinal Products in the European Union, Volume 4, Annex 19, Reference and Retention Samples. Publication du 24 juin 2026, entrée en application le 24 septembre 2026. https://health.ec.europa.eu/latest-updates/eudralex-volume-4-reference-and-retention-samples-revised-applicable-24-september-2026-2026-06-24_en