À l’heure où certains marchés majeurs du paysage cosmétique ont publié ou vont publier leurs Bonnes Pratiques, les inspections menées à distance par les autorités de ces pays ont commencé en France. On vous en explique les enjeux. 

De quels « marchés majeurs » parle-t-on ? Il s’agit des États-Unis, de la Corée du Sud et de la Chine. Les deux premiers disposaient déjà d’un référentiel de Bonnes Pratiques et viennent de publier leurs guidelines sur les exigences demandées pour une inspection à distance, appelée également « remote inspections ». Pour le troisième, le référentiel de Bonnes Pratiques de Fabrication est encore en discussion avec les industriels concernés et leurs représentants. Il devrait bientôt être publié ainsi que les modalités d’inspection en cas de « remote ».

En attendant, mener des inspections à distance pose forcément des interrogations. En premier lieu, comment se déroulent ces inspections ? La réponse est à chercher du côté de l’industriel « inspecté ». Celui-ci doit fournir documents, photos et vidéos pour démontrer que ses processus sont bien en conformité avec les exigences des autorités susnommées. Le plus souvent, c’est l’agent en contact avec ces autorités qui permet de déterminer les éléments à fournir.

Un souci de conformité

Bémol : ce système pose une double problématique. La première concerne le know how, c’est-à-dire les risques de dévoiler le savoir-faire de l’industriel ; la seconde est liée, elle, au déroulement même de ces inspections à distance. Contrairement à une inspection en présentiel, il n’est pas possible pour les industriels d’expliquer à distance leurs « process’ » et pour quelles raisons ils les sont mis en place. Ce qui peut aboutir à des interprétations erronées par les autorités ou multiplier les allers-retours de questions afin d’éclairer la situation.

En somme, l’industriel transmet ses documents aux autorités, sans possibilité d’argumenter auprès des inspecteurs des autorités.

 

Comment s’effectuent ces inspections ?

Prenons l’exemple de la Corée du Sud. Selon nos clients qui ont été ou sont inspectés par les autorités coréennes, les inspections s’effectuent en plusieurs étapes :

  1. Les autorités prennent contact avec l’industriel ;
  2. Elles lui envoient ensuite un questionnaire ;
  3. L’industriel doit répondre aux 26 questions qui le compose et renvoyer le dossier dans un délai de deux mois, avec les preuves demandées ;
  4. Réception et analyse du dossier par les autorités coréennes, sous deux mois. Si besoin, celles-ci reviennent vers l’industriel pour de plus amples informations ;
  5. Les autorités ferment le dossier par une acceptation ou un refus sur la base des éléments fournis par l’industriel.

 

Comment préparer son audit ?

Ifis Cosmétique accompagne les entreprises du secteur cosmétique avant, pendant et après les inspections. Des formations autour des audits sont également proposées : 

L'industriel doit anticiper, se former, s'impliquer

Vers un système à deux canaux

À l’origine des remote inspections, il y a la crise sanitaire qui a servi d’élément déclencheur, mais vont-elles continuer après celle-ci ? « On serait tenté de dire que l’on reviendra à l’ancien système à l’issue de la pandémie. En réalité, ce sont les deux systèmes qui devraient perdurer », prévoit Sandrine Gabillaud, experte cosmétique à l’Ifis.

Avec les remote inspections, les autorités disposent dorénavant d’un nouvel outil qui leur permet de réaliser un meilleur « screening » des marchés et de porter les efforts là où ils sont requis.

Pour les industriels, il faudra se préparer. « Remote inspections ou en présentiel, l’industriel doit anticiper, se former, s’impliquer, d’autant que les informations demandées varient selon les modes et canaux de transmission. Cela passe par l’évaluation et le coaching ».

Ifis Cosmétique propose ce type de prestation en vue d’accompagner et d’aider les experts afin d’être prêts pour les inspections et démontrer leur niveau de maîtrise.