L’animation de boards et réunions scientifiques à distance pour les équipes médicales

Module 1 – Maîtriser les outils de communication à distance

• Identifier les situations nécessitant l’utilisation d’un outil de visioconférence
• Les bonnes pratiques générales d’utilisation d’un outil de visioconférence
• Tour d'horizon des logiciels / solutions digitales utilisées par le laboratoire et les collaborateurs
• Savoir utiliser l’outil pour la création et l’organisation d'une réunion de visioconférence
• Savoir maîtriser les fonctions de l’outil pour l’animation d'une réunion en visioconférence
• Les réflexes essentiels pour faire face à des problèmes techniques

Module 2 – Savoir animer une réunion médicale ou un board à distance à l’aide de techniques adaptées au virtuel

Diagnostic personnalisé de ses capacités à prendre efficacement la parole face à un board d’experts (5 axes : corporel, vocal, relationnel, émotionnel, intellectuel)

La préparation de l’animation à distance

• Avoir les bons réflexes lors de la préparation de sa réunion médicale ou de son board à distance
• Définir l’objectif opérationnel de sa réunion médicale/de son board, et le livrable attendu
• Apprendre à utiliser l’outil carte mentale pour structurer sa réflexion
• Se préparer mentalement à réussir à animer une formation, une réunion ou une restitution scientifique à distance

Échanger et transmettre des savoirs scientifiques à distance

• Connaître les règles d’apprentissage d’un public adulte et les méthodes adaptées à un public scientifique, dans un contexte virtuel
• Les facteurs favorisant la compréhension et la mémorisation à distance
• Utiliser la règle de 3 pour favoriser la mémorisation de ses messages clés

La gestion du temps en virtuel

• Gérer le temps en tenant compte des activités et échanges à avoir avec les interlocuteurs de la réunion médicale/du board
• Définir, circonscrire et organiser dans un espace de dialogue virtuel
• Savoir utiliser le storytelling pour donner chair à un contenu scientifique
• Apprendre à sortir de la logique scolaire de la communication top-down pour entrer dans une logique d’échange et de partenariat avec des participants

Techniques d’animation à distance

• Les différentes activités de groupe à organiser à distance
• Lancer, gérer, débriefer les activités
• Travailler sa posture de facilitateur des échanges et de régulateur des personnalités
• Lancer les échanges grâce aux questions ouvertes
• Les techniques de gestion de groupe
• Gérer les activités à distance, créer des sous-groupes, annoncer des consignes claires, gérer le temps des sous-groupes, animer des restitutions de sous-groupes
• Apprendre à faire face aux principales perturbations rencontrées par un animateur de réunion scientifique à distance, face à un public de professionnels de santé

Module 3 – Les boards et réunions scientifiques à distance : de la préparation à la réalisation

Définition du type de réunions (définition opérationnelle, contraintes réglementaires…)

• Réunion de présentation de données (type staff MSL)
• Animation Board avec médecins

Principales différences entre communication classique (présence) et communication à distance

• Durée et gestion du temps
• Support de présentation
• Préparation et gestion de l’interactivité
• Matériel utilisé
• Évaluation

Atelier n°1 : Réunion à distance de présentation de données (réunion de type « staff MSL »)

• Obtention des autorisations (démonstration réactivité)
• Organisation de la réunion
  • Contenu de la réunion (validation manager et chef de service)
  • Agenda (rappel)
  • Organisation / logistique technologique
  • Gestion de la réunion (prise de parole, temps, session Q&A)
  • Évaluation de la qualité de la réunion
  • Tips and tricks
  • Réalisation en groupe d’une checklist opérationnelle

Atelier n°2 : Organisation à distance d’un board avec un groupe de médecins

• Définition des caractéristiques du board d’experts
  • Type de board (brainstorming, revue critique d’articles, projet de publication, mise en place d’un projet…)
  • Board « unique » ou board pérenne
  • Typologie et caractéristiques des membres du board
• Étapes clés de la constitution du board d’experts
  • Choix des membres du board (gestion compliance et contractuelle)
  • Définition et validations des attentes et délivrables (validation interne et externe)
  • Choix des personnes présentes du laboratoire
• Gestion digitale du board d’experts
  • Répartition des rôles et responsabilités au sein de l’équipe laboratoire
  • Stratégies de management d’un board d’experts
  • Partage du management du board
  • Comment créer un board dynamique ?
  • Favoriser la production d’idées au sein du board
  • Anticipation des situations difficiles et préparation de comportements
  • Mesure de la productivité de son board distanciel (fixation de KPIs)
  • Mesure de la satisfaction des experts
  • Réalisation en groupe d’une checklist opérationnelle